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Contabilidade Digital: o que é, como funciona e por que aderir

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As revoluções digitais são marcadas pela capacidade de impactar várias áreas de atuação diferentes. A contabilidade digital é um bom exemplo disso.

O desenvolvimento de tecnologias de atendimento automatizado é uma realidade em exercício. No caso do ramo contábil, as soluções são focadas em aspectos e atividades como:

  • Cálculo de impostos;
  • Geração de relatórios;
  • Compartilhamento de documentos;
  • Segurança do cliente.

Por se tratar de um assunto relativamente novo, trazemos a seguir os principais pontos dele.

Prossiga a leitura para entender o que é a contabilidade digital, por que as empresas devem aderir a ela e quais são as diferenças entre a contabilidade digital e a contabilidade online.

Conheça a contabilidade digital

Em linhas gerais, a contabilidade digital diz respeito à otimização dos serviços contábeis com o uso de softwares e da internet.

Não se trata de substituir o corpo de funcionários convencional pelas tecnologias. Antes, é um processo de agregar valor e especialização.

Elementos como inteligência artificial, análise de dados e automação vêm para trazer a mesma exatidão que o Marketing digital proporciona às marcas hoje em dia.

Ou seja, a digitalização de processos contábeis permite que dados e documentos sejam compartilhados quase que instantaneamente.

Além disso, as tarefas atreladas à burocracia da contabilidade poderão ser todas feitas por computadores.

Dessa forma, os colaboradores passam a ter mais tempo para funções estratégicas. Estamos falando de um horizonte que se encontra em franco desdobramento. 

Por que aplicar a contabilidade digital?

À primeira vista, o conceito pode parecer complexo e até mesmo inacessível. No entanto, estamos dispostos a provar como a contabilidade digital é benéfica para os negócios.

Desde a maior produtividade até o aumento da segurança dos dados do cliente, a contabilidade digital é caracterizada pelo amplo escopo de oportunidades. Continue lendo para saber mais.

  1. Equipe mais produtiva

Com o auxílio de ferramentas e tecnologias capazes de processar altos volumes de dados em pouco tempo, os funcionários têm tempo para se dedicarem a outras áreas.

Com isso, o expediente de todos rende mais e, sobretudo, abrem-se portas para outras inovações.

Por exemplo, a equipe passa a ter tempo hábil para se reunir e discutir ideias a respeito de práticas de Marketing de Conteúdo a fim de potencializar a divulgação do escritório e os investimentos que podem ser feitos nesse setor, tendo em vista a otimização dos custos.

A gestão do tempo é um componente vital do sucesso das empresas, ainda mais atualmente, momento em que a velocidade da internet dita o ritmo do dia a dia das pessoas.

  1. Informações mais acessíveis

Hoje em dia, as tecnologias de armazenamento em nuvem já são consolidadas como ferramentas essenciais para a atuação profissional otimizada.

Por meio da contabilidade digital, é possível acompanhar as movimentações financeiras e o fluxo de caixa a qualquer hora e em qualquer lugar, por exemplo.

Trata-se de uma acessibilidade sem precedentes, que também pode ser vista em outros negócios, como as informações em tempo real que o Twitter Ads proporciona aos usuários da plataforma.

  1. Atendimento superior

O contador online tem o que é necessário para proporcionar um atendimento personalizado aos clientes.

Devido ao grande número de informações acessíveis, o profissional se torna mais assertivo. Assim, os problemas dos consumidores são resolvidos com rapidez e eficiência.

  1. Melhorias na gestão de documentos

O tempo em que era necessário lidar com pilhas de papéis ficou para trás. Agora, todos os arquivos podem ser acessados online.

Com as tecnologias de computação em nuvem, o consultor de contabilidade e o cliente podem avaliar documentos em conjunto.

Quaisquer eventuais mudanças e edições podem ser acessadas por eles na hora mais conveniente e com total segurança, adequando os arquivos e processos de forma mais ágil e quando necessário.

  1. Aumento da segurança

A administração de dados pessoais é uma constante no trabalho online, seja nas estratégias de Inbound Marketing ou na contabilidade digital.

Desde 2020 entrou em vigor, no Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Ela traz diretrizes detalhadas sobre como cada empresa deve proceder na coleta e armazenamento de informações da base de clientes.

Merece destaque a garantia jurídica de que o consumidor pode solicitar detalhes a respeito do destino dos dados e, também, pedir para que eles sejam excluídos da base informacional da empresa, caso queiram.

  1. Possibilidade de fazer planejamento

Como a empresa de consultoria contábil tem acesso aos dados dos clientes, a visão das oportunidades se amplia consideravelmente.

Então, passa a ser possível trabalhar com planejamentos a médio e a longo prazo. As soluções se tornam personalizadas e o cliente tem acesso a benefícios mais duradouros.

Como fazer a transição para a contabilidade digital

Agora que você tem uma noção geral de como funciona e quais são as vantagens da contabilidade digital, é o momento de entender como ocorre a migração do ambiente analógico para o digital.

Afinal, esse é um processo muito importante, mas que deve ser feito com cautela. Confira um passo a passo de como ele deve ser feito a seguir.

  1. Analise as oportunidades

Primeiramente, avalie de que forma as tecnologias digitais impactam os negócios dos seus clientes.

Isso é pertinente para identificar de que forma os seus serviços podem preencher eventuais lacunas.

Acompanhe, também, a atuação das empresas concorrentes para ter ideias e insights valiosos e se diferenciar delas.

  1. Saiba escolher o público certo

Existem setores que são mais receptivos a inovações do que outros. Startups e micro, pequenas e médias empresas são bons exemplos.

Assim, é importante que você saiba escolher o público mais aberto a novas tecnologias e, consequentemente, a contabilidade digital poderá ser empregada com mais qualidade.

  1. Escolha as ferramentas

Saber com antecedência quais serão as tecnologias usadas no dia a dia da empresa é essencial.

Plataforma de gestão contábil, plataforma de gestão de tarefas e ferramentas de comunicação virtual são os exemplos principais.

  1. Invista em treinamento

A implementação das novas tecnologias não vai estar completa sem que os contadores sejam preparados para operá-las.

Faça com que cada profissional envolvido aprenda a usar as novas ferramentas com qualidade.

Esse é um diferencial determinante, pois é, em larga medida, o que define a qualidade da transição para a contabilidade digital.

  1. Digitalize os arquivos

É preciso deixar claro que, a partir da implementação, toda a dinâmica do escritório de contabilidade vai funcionar de outra maneira.

A digitalização dos arquivos de papel é o primeiro passo para começar a incutir uma nova cultura organizacional nos colaboradores.

  1. Trabalhe em estratégias de divulgação

A aplicação dos princípios da contabilidade digital tem que ser devidamente divulgada pela empresa.

É nessa hora que as vantagens do novo modelo de negócio precisam ser destacadas e explicadas.

Trata-se de fazer uma nova proposta de valor para antigos e novos clientes, a fim de mantê-los convencidos de que é uma mudança positiva.

Crie um blog para abrigar postagens sobre as novidades, mantenha um site atualizado com essas informações e marque presença nas redes sociais.

Esses são os três pilares do marketing digital, que marcam a importância de saber se portar com qualidade no ambiente virtual.

O site, o blog e as redes sociais vão criar uma rede de informações confiáveis e contato constante com a base de clientes e outras pessoas interessadas. Com isso, os serviços se tornarão mais notórios e a base de consumidores vai crescer.

Diferenças entre contabilidade digital e contabilidade online

Por fim, para evitar confusões conceituais, vamos mostrar a seguir quais são as diferenças entre contabilidade digital e contabilidade online.

A contabilidade online é a realização da contabilidade corporativa por meio de sistemas automatizados.

Nesses sistemas o cliente coloca os dados solicitados e a máquina faz a contabilidade para ele. O sistema online é capaz de gerar relatórios, fazer correções e entregas contábeis, fiscais e quaisquer outras obrigações.

Portanto, a contabilidade online é uma maneira otimizada de resolver obrigações legais.

Por outro lado, a contabilidade digital é marcada pela geração de resultados consistentes. Os processos contábeis são automatizados, mas cliente e contador continuam em contato frequente.

Dessa forma, a consultoria contábil pode ser feita com mais personalização e estratégia. A contabilidade online ainda segue um padrão tradicional, mesmo que elimine algumas burocracias.

Além disso, a tecnologia acaba criando uma barreira entre as duas partes, impedindo uma troca de ideias verdadeiramente construtiva.

Com a contabilidade digital é possível fazer isso e muito mais. O serviço é prestado com maior qualificação e cria-se um relacionamento a longo prazo.

A contabilidade digital é o futuro

Esperamos que o fenômeno da contabilidade digital tenha ficado claro no material acima.

O objetivo é assinalar a importância e as qualidades dele, além de mostrar como aplicá-lo com qualidade e planejamento.

O progresso tecnológico sempre compôs o alicerce do progresso da civilização, desde a Pré-História até os dias de hoje.

Procure acompanhar as mudanças e as tendências. Assim, é possível se manter relevante e sempre prestar consultoria de alta qualidade para todos os clientes.

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