RFI, RFP e RFQ na sua empresa | Entenda o que são e qual a importância dessas siglas
Se você está lendo este artigo é porque tem ouvido os termos RFI, RFP e RFQ. Esses conceitos são bastantes importantes para o gestor e é importante converter o conteúdo deste artigo para que se adeque ao seu ramo de atuação. Boa leitura!
RFI é a sigla para um termo em inglês Request For Information, que em tradução literal significa Solicitação de Informações ou Pedido de Informações. Assim, em linhas gerais, é o pedido de informações sobre o possível fornecedor.
Serve para pedir informações de um fornecedor em potencial antes de fechar contrato, ou seja, sem compromisso.
A RFI é um ótimo modelo para que o gestor possa pedir informações importantes para um fornecedor, conhecendo mais sobre a política da empresa, a estrutura e os serviços.
Geralmente, em uma RFI são feitas perguntas sobre:
- Informações histórias, tempo de mercado e faturamento médio;
- O tamanho da empresa, quantidade de funcionários, clientes, expertise e certificações das equipes;
- Raio de atuação (nacional ou internacional);
- Quais fornecedores e parceiros fazem parte da equipe;
- Portfólio de serviços, cases de sucesso e diferenciais competitivos.
Qual a importância da RFI?
A importância da RFI é justamente a possibilidade de investigar melhor sobre o processo, a estrutura e o funcionamento da empresa para que o gestor tome decisões mais seguras, sendo, um bom método preventivo de contratação.
Além disso, a RFI é uma aliada para eliminar da concorrência empresas que não possuem uma estrutura qualificada.
Conhecendo o RFI, vem então a RFP (Request for Proposal). Entenda a seguir.
O que é RFP?
RFP é a sigla para um termo em inglês Request For Proposal que significa Pedido de Proposta e, como o próprio nome sugere, é uma solicitação de proposta ao fornecedor.
Com o histórico e informações da empresa em mãos, ou seja, a RFI, é importante também comparar as propostas comerciais entre as concorrentes.
Assim, você vai solicitar os escopos e precificação das empresas e avaliar as diferenças de preços e serviços, evitando que a oferta de serviço esteja diferente do que a sua empresa precisa.
Mas, para que a RFP seja efetiva e a comparação entre as empresas seja facilitada e justa, é importante que ao fazer o pedido de proposta, você informe para ambos concorrentes informações sobre o seu negócio e necessidades, por exemplo:
- “Minha empresa abre em torno de 1000 chamados/ mês para determinada tecnologia”;
- “Minha empresa precisa de um analista com conhecimento em X tecnologia em nossos comitês de gestão de mudança”;
É fundamental que as empresas tenham as especificações justamente para que você não receba propostas e preços tão diferentes, porque isso pode resultar em problemas no futuro.
Por exemplo, de repente, uma empresa com uma proposta muito barata pode não ter contemplado algum item que é importante para o seu negócio.
Assim, uma boa RFP pode apresentar informações como:
- Profissionais Remotos, presenciais e alocados;
- Região de atuação;
- Tempo de duração do contrato.
Por fim, para conseguir tomar uma decisão assertiva, defina um cronograma do processo, com prazos para entregas da RFI e RFP e, se possível, envolva outras pessoas para apoiarem na tomada de decisão, como o financeiro da empresa e o jurídico.
Não deixe também de buscar referências com colegas de outras empresas, conhecendo mais sobre a reputação da empresa terceirizada.
O que é RFQ?
RFQ é a sigla para o termo em inglês Request For Quotation, que traduzido quer dizer Solicitação de Cotação. Assim como o nome indica, ela é o pedido de cotação dos fornecedores que apresentaram as melhores respostas às especificações do RFP.
Assim, é na RFQ que a empresa vai especificar, ainda mais detalhadamente, o que precisa para que os fornecedores consigam elaborar o orçamento e enviar a proposta.
Geralmente, é necessário incluir na RFQ informações como:
- especificações técnicas dos produtos ou serviços;
- quantidade desejada;
- detalhes do esperado quanto à qualidade da entrega;
- cotação comercial, com instruções e regras bem definidas;
- principais cláusulas de contrato;
- instruções para a operação do fornecedor;
- outros dados essenciais para a tomada de decisão interna e que condizem com a estratégia e as metas da empresa;
- prazo para a resposta ao RFQ.
Qual a importância da RFQ?
A importância da RFQ é a otimização do processo de compras, porque ela contém todas as informações necessárias para uma tomada de decisão ágil e eficiente.
Além disso, por meio desse documento, a empresa é capaz de determinar a melhor oportunidade de negócio, diminuindo despesas operacionais e negociando de maneira mais acertada.
Qual a diferença entre RFI, RFP e RFQ?
Como visto, os três requerimentos, RFI, RFP e RFQ, são usados em processos de compras. A principal diferença entre eles é o momento da sua aplicação dentro desse processo.
A RFI é a primeira etapa para montar uma lista de fornecedores e realizar uma compra. Nesse momento, a empresa pede informações dos possíveis parceiros de negócio, de modo a conhecê-los melhor.
Ou seja, é uma forma de analisar os fornecedores para fazer a contratação mais acertada possível. Além disso, essa é uma forma de descartar as empresas que não apresentam a estrutura necessária para o contrato.
Em seguida, temos a RFP, na qual os fornecedores poderão apresentar as suas propostas para a necessidade apresentada. Ela deve disponibilizar o máximo de detalhes possível sobre as demandas da empresa, indicando os requisitos que são imprescindíveis para o produto ou serviço solicitado.
Esse detalhamento é importante para que os fornecedores proponham uma solução válida, mas com espaço para que sejam criativos.
Por fim, chegamos à RFQ. Nesse documento, a empresa vai especificar com ainda mais detalhes o que precisa. Nesta etapa, é comum que sejam adicionadas as especificações técnicas do produto ou serviço solicitado e os requisitos comerciais, como prazos, forma de pagamento, entre outros.
Com essas informações em mãos, os fornecedores conseguem elaborar o orçamento e enviar a proposta.
Dicas para elaborar uma RFI, RFP e RFQ?
Agora que você já sabe para que serve, a importância e quais as principais diferenças entre elas, vamos à parte prática: como elaborar uma RFI, RFP e RFQ.
De modo geral, o ponto mais importante é detalhar ao máximo todas as informações necessárias para o processo de compra. Isso vale tanto para os dados fornecidos pela empresa quanto pelos fornecedores.
Exitem 8 dicas de ouro para montar os documentos RFI, RFP e RFQ:
- entenda as necessidades do negócio;
- envolva as equipes vinculadas à contratação para que elas possam ajudar nas especificações;
- deixe claro os objetivos da compra;
- na RFP, determine bem o escopo, as entregas, as responsabilidades, os prazos, as premissas e as restrições;
- defina um cronograma;
- especifique bem as exigências do produto ou serviço solicitado;
- peça e analise o portfólio dos fornecedores;
- na RFI, faça perguntas abertas para que os fornecedores tenham espaço para explicar suas soluções.
