Como Delegar Tarefas

A Arte da Delegação

Uma das funções que fazem toda a diferença na liderança das empresas é o repasse de tarefas e da confiança. Como delegar tarefas? Como cobrar e acompanhar? Neste artigo vamos abordar o tema com o ponto de vista de alguns especialistas. Boa Leitura

Um pequeno caso…

Vamos a um exemplo de caso que é usado em um curso de liderança brasileiro:

Imagine que é gerente de um hotel e que, naturalmente, querendo manter o seu hotel bem limpo, resolveu usar do porteiro para algumas dessas tarefas. Se disser ao porteiro:

“- Descarregue o lixo às 3ªs e 5ªs feiras”, de certeza que ele o descarregará nesses dias, mas se disser antes:
“- Descarrega o lixo conforme seja necessário”, se ele for responsável, vai verificando a necessidade de o descarregar em qualquer dia, conforme a necessidade (até lhe podemos ensinar algo sobre gestão de tempo), mas é ele quem decide.  

“Delegar é conferir a minha autoridade a outros”,”o objetivo da delegação é conseguir que alguém faça uma tarefa, tendo para isso poder de decisão e autoridade” Equipe Monografias Brasil Escola

Quando se delega algo a alguém, deve-se certificar que a pessoa:

• Compreendeu o que foi pedido.
• Tem a autoridade necessária para satisfazer o pedido (ou então que lha concedam)
• Saber como satisfazer esse pedido.

É da responsabilidade de quem delega comunicar as coisas de uma forma clara:
As cautelas a tomar e as fontes de informação a recorrer.

É necessário conseguir transmitir o nosso objetivo a uma pessoa o melhor possível. É necessário que esta chegue ao objetivo da forma mais eficaz, sem ter de a acompanhar permanentemente. 

A Delegação vista por quem delega 

Esteja você no lugar do líder ou do liderado, é importante conhecermos ambos os lados. Compreendermos o ponto de vista do líder nos ajudará a compreender e a executar melhor. Saber o papel do liderado nos ajuda a passar melhor as informações e a compreender possíveis falhas no resultados.

Pela ótica do líder, a recomendação é atentar-se aos seguintes pontos:

• Forneça acesso total e rápido à informação relevante. Pode parecer óbvio, mas acredito que você já tenha recebido em dado momento de sua vida, uma tarefa onde sua maior dificuldade foi conseguir o acesso às informações para completar esta mesma tarefa.

• Faça encontros entre quem delega e quem foi delegado para irem trocando e aperfeiçoando ideias sobre o que se vai passando.  Este item também é de suma importância. Faça acompanhamentos da tarefa em andamento. Reunir-se apenas no prazo final pode gerar frustrações em ambas as partes. Comunicar-se durante o processo é fundamental para o sucesso da tarefa delegada

• Delegar não é perder o controle. Quando delegamos, estamos treinando pessoas segundo um critério nosso, ao nosso estilo e forma de pensar. Dado este fato, é importantíssimo:
  • Conhecer o time e as pessoas a quem está delegando
  • Não delegar da mesma forma todas as pessoas, pois existem umas com mais e outras com menos experiência e autoridade, além de que cada pessoa tem a sua maneira de ser. 

• Delegue gradualmente
  • Comece por tarefas adequadas a cada pessoa, para depois conseguir motivações para desempenhar tarefas de maior responsabilidade. Apresentar uma tarefa demasiadamente difícil e assustadora para uma pessoa que não se sente segura, pode desmotivá-la.
  • Não use frases como: “Eu posso fazer melhor…”, “Vocês não conseguem fazer, não têm capacidade suficiente. “Vocês são lentos para entender.” 

• Ganhe e confiança da pessoa delegada. A missão aqui é acompanhar o progresso moderadamente, e prover ajuda em caso de necessidade, mas não ter o cuidado excessivo de ficar atrás pedindo explicações o tempo todo ao ponto de parecer perseguição.

• A ideia é que a pessoa aprenda com a tarefa delegada. Se ela estiver errada, deve-se explicar calmamente porquê. Se ela estiver quase certa, deve-se lhe dar os parabéns e aproveitar para sugerir algumas modificações. 

• Disponibilidade para com a pessoa delegada. Deve-se evitar a total disponibilidade, pois podemos acabar por nos envolver na tarefa delegada o tempo inteiro, ou soar como falado anteriormente (perseguição). Marque encontros, para que a pessoa dedique algum tempo a pensar e a decidir algumas coisas antes do prazo final.

• Resultados e responsabilidades na delegação. Devemos ter consciência de que a tarefa delegada pode ser feita de diversas maneiras, e não apenas como nós a pensamos. O desafio aqui é detectar as falhas o quanto antes, principalmente se puder causar problemas, porque o problema também é de quem delega. 

• Quando ocorrem erros?! Primeiro deve-se enfrentar o problema pensando numa solução;
  • Se a pessoa que errou, encontrou a solução, ótimo!
  • Em seguida, analise as causas.
  • Evite ataques pessoais do estilo: “Foi uma autêntica bobice o que você fez…” 
  • Assegure-se que a pessoa compreendeu o problema e se sente segura para enfrentá-lo.
  • Pense em procedimentos para evitar nova ocorrência. 

• O que se deve delegar?
  • A sugestão é começar por atividades que se fazia antes de ser promovido. 
  • Áreas onde se tenha experiência, para que se possa explicar bem as tarefas a delegar, e onde possa avaliar também se as tarefas estão sendo bem ou mal executadas. 
  • Delegue para que outros fiquem mais experientes, e para que se fique com mais tempo livre para outras tarefas. 

• Depois de tudo delegado, o que sobra?
  • É de vital importância controlar as tarefas delegadas, e ajudar o desenvolvimento do pessoal no seu exercício de autoridade. 
  • Há tarefas que não podem ser delegadas, as responsabilidades pessoais são algumas: 
    • de motivação
    • de treino
    • de organização
    • de repreensão
    • de promoção…

A Delegação vista pelo delegado

Ao receber uma tarefa, por onde começar para aumentar as chances de êxito?

• Compreenda o que deve ser feito. Compreender muito bem toda a tarefa, desde objetivos e resultados a atingir, além de tudo o que tem de realizar. 

• Qual o seu grau de autoridade. Identifique ou argumente até onde vai sua autoridade e responsabilidade.

• Como deve ser realizada a tarefa. A tarefa tem de ser obrigatoriamente realizada de uma determinada forma, ou podemos sugerir ideias. 

• Quando deve a tarefa ser concluída.
  • Existem prazos?
  • Possíveis problemas que podem atrasar
  • Gestão de tempo 

• Prioridade nas tarefas e Informação adequada. Preocupe-se em obter toda a informação necessária. 

• Ordens contraditórias. Certifique-se de que tem autoridade, caso apareça alguém para lhe dar outras ordens, possivelmente até contrárias. 

• Feedback. Reúna-se com o gestor para o informar de suas atividades, para certificar-se de que está tudo bem. 

• Qualidade. Tenha seu próprio controle de qualidade, e verifique e analise a qualidade do trabalho antes da entrega. 

• Busque maiores responsabilidades. Feedback positivo é sinal de tarefa bem feita, se você almeja crescimento, este é um excelente começo para voos maiores.

Leitura adicional

Para escrever este artigo, além de meu conhecimento, estes artigos me ajudar:
Guia do gestor: a arte de delegar tarefas
15 dicas para melhor delegar tarefas
Como delegar tarefas na sua ewmpresa
A Arte da Delegação

Nós temos alguns outros artigos que podem lhe ajudar:

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Como construir um KPI (Key Performance Indicator)
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