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Como Delegar Tarefas

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A Arte da Delegação

Uma das funções que fazem toda a diferença na liderança das empresas é o repasse de tarefas e da confiança. Como delegar tarefas? Como cobrar e acompanhar? Neste artigo vamos abordar o tema com o ponto de vista de alguns especialistas. Boa Leitura

Um pequeno caso…

Vamos a um exemplo de caso que é usado em um curso de liderança brasileiro:

Imagine que é gerente de um hotel e que, naturalmente, querendo manter o seu hotel bem limpo, resolveu usar do porteiro para algumas dessas tarefas. Se disser ao porteiro:

“- Descarregue o lixo às 3ªs e 5ªs feiras”, de certeza que ele o descarregará nesses dias, mas se disser antes:
“- Descarrega o lixo conforme seja necessário”, se ele for responsável, vai verificando a necessidade de o descarregar em qualquer dia, conforme a necessidade (até lhe podemos ensinar algo sobre gestão de tempo), mas é ele quem decide.  

“Delegar é conferir a minha autoridade a outros”,”o objetivo da delegação é conseguir que alguém faça uma tarefa, tendo para isso poder de decisão e autoridade” Equipe Monografias Brasil Escola

Quando se delega algo a alguém, deve-se certificar que a pessoa:

  • Compreendeu o que foi pedido.
  • Tem a autoridade necessária para satisfazer o pedido (ou então que lha concedam)
  • Saber como satisfazer esse pedido.

É da responsabilidade de quem delega comunicar as coisas de uma forma clara:
As cautelas a tomar e as fontes de informação a recorrer.

É necessário conseguir transmitir o nosso objetivo a uma pessoa o melhor possível. É necessário que esta chegue ao objetivo da forma mais eficaz, sem ter de a acompanhar permanentemente. 

A Delegação vista por quem delega 

Esteja você no lugar do líder ou do liderado, é importante conhecermos ambos os lados. Compreendermos o ponto de vista do líder nos ajudará a compreender e a executar melhor. Saber o papel do liderado nos ajuda a passar melhor as informações e a compreender possíveis falhas no resultados.

Pela ótica do líder, a recomendação é atentar-se aos seguintes pontos:

  • Forneça acesso total e rápido à informação relevante. Pode parecer óbvio, mas acredito que você já tenha recebido em dado momento de sua vida, uma tarefa onde sua maior dificuldade foi conseguir o acesso às informações para completar esta mesma tarefa.
  • Faça encontros entre quem delega e quem foi delegado para irem trocando e aperfeiçoando ideias sobre o que se vai passando.  Este item também é de suma importância. Faça acompanhamentos da tarefa em andamento. Reunir-se apenas no prazo final pode gerar frustrações em ambas as partes. Comunicar-se durante o processo é fundamental para o sucesso da tarefa delegada
  • Delegar não é perder o controle. Quando delegamos, estamos treinando pessoas segundo um critério nosso, ao nosso estilo e forma de pensar. Dado este fato, é importantíssimo:
    • Conhecer o time e as pessoas a quem está delegando
    • Não delegar da mesma forma todas as pessoas, pois existem umas com mais e outras com menos experiência e autoridade, além de que cada pessoa tem a sua maneira de ser. 
  • Delegue gradualmente
    • Comece por tarefas adequadas a cada pessoa, para depois conseguir motivações para desempenhar tarefas de maior responsabilidade. Apresentar uma tarefa demasiadamente difícil e assustadora para uma pessoa que não se sente segura, pode desmotivá-la.
    • Não use frases como: “Eu posso fazer melhor…”, “Vocês não conseguem fazer, não têm capacidade suficiente. “Vocês são lentos para entender.” 
  • Ganhe e confiança da pessoa delegada. A missão aqui é acompanhar o progresso moderadamente, e prover ajuda em caso de necessidade, mas não ter o cuidado excessivo de ficar atrás pedindo explicações o tempo todo ao ponto de parecer perseguição.
  • A ideia é que a pessoa aprenda com a tarefa delegada. Se ela estiver errada, deve-se explicar calmamente porquê. Se ela estiver quase certa, deve-se lhe dar os parabéns e aproveitar para sugerir algumas modificações. 
  • Disponibilidade para com a pessoa delegada. Deve-se evitar a total disponibilidade, pois podemos acabar por nos envolver na tarefa delegada o tempo inteiro, ou soar como falado anteriormente (perseguição). Marque encontros, para que a pessoa dedique algum tempo a pensar e a decidir algumas coisas antes do prazo final.
  • Resultados e responsabilidades na delegação. Devemos ter consciência de que a tarefa delegada pode ser feita de diversas maneiras, e não apenas como nós a pensamos. O desafio aqui é detectar as falhas o quanto antes, principalmente se puder causar problemas, porque o problema também é de quem delega. 
  • Quando ocorrem erros?! Primeiro deve-se enfrentar o problema pensando numa solução;
    • Se a pessoa que errou, encontrou a solução, ótimo!
    • Em seguida, analise as causas.
    • Evite ataques pessoais do estilo: “Foi uma autêntica bobice o que você fez…” 
    • Assegure-se que a pessoa compreendeu o problema e se sente segura para enfrentá-lo.
    • Pense em procedimentos para evitar nova ocorrência. 
  • O que se deve delegar?
    • A sugestão é começar por atividades que se fazia antes de ser promovido. 
    • Áreas onde se tenha experiência, para que se possa explicar bem as tarefas a delegar, e onde possa avaliar também se as tarefas estão sendo bem ou mal executadas. 
    • Delegue para que outros fiquem mais experientes, e para que se fique com mais tempo livre para outras tarefas. 
  • Depois de tudo delegado, o que sobra?
    • É de vital importância controlar as tarefas delegadas, e ajudar o desenvolvimento do pessoal no seu exercício de autoridade. 
    • Há tarefas que não podem ser delegadas, as responsabilidades pessoais são algumas: 
      • de motivação
      • de treino
      • de organização
      • de repreensão
      • de promoção…

A Delegação vista pelo delegado

Ao receber uma tarefa, por onde começar para aumentar as chances de êxito?

  • Compreenda o que deve ser feito. Compreender muito bem toda a tarefa, desde objetivos e resultados a atingir, além de tudo o que tem de realizar. 
  • Qual o seu grau de autoridade. Identifique ou argumente até onde vai sua autoridade e responsabilidade.
  • Como deve ser realizada a tarefa. A tarefa tem de ser obrigatoriamente realizada de uma determinada forma, ou podemos sugerir ideias. 
  • Quando deve a tarefa ser concluída.
    • Existem prazos?
    • Possíveis problemas que podem atrasar
    • Gestão de tempo 
  • Prioridade nas tarefas e Informação adequada. Preocupe-se em obter toda a informação necessária. 
  • Ordens contraditórias. Certifique-se de que tem autoridade, caso apareça alguém para lhe dar outras ordens, possivelmente até contrárias. 
  • Feedback. Reúna-se com o gestor para o informar de suas atividades, para certificar-se de que está tudo bem. 
  • Qualidade. Tenha seu próprio controle de qualidade, e verifique e analise a qualidade do trabalho antes da entrega. 
  • Busque maiores responsabilidades. Feedback positivo é sinal de tarefa bem feita, se você almeja crescimento, este é um excelente começo para voos maiores.

Leitura adicional

Para escrever este artigo, além de meu conhecimento, estes artigos me ajudar:
Guia do gestor: a arte de delegar tarefas
15 dicas para melhor delegar tarefas
Como delegar tarefas na sua ewmpresa
A Arte da Delegação

Nós temos alguns outros artigos que podem lhe ajudar:

Top vulnerabilidades que sua empresa precisa corrigir
Como construir um KPI (Key Performance Indicator)
Proatividade em TI: como encorajar o time?

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