Gestão e Liderança

O que é matriz RACI e como usá-la?

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Quem já teve a necessidade de criar uma lista de tarefas e delegar responsáveis, sabe que nem sempre é fácil determinar os papéis das pessoas envolvidas nas atividades. Muitas vezes, na hora de desenhar um processo, nos perdemos em alguns detalhes e acabamos não definindo claramente as responsabilidades, e é aí que este artigo sobre O que é matriz RACI e como usá-la entra em ação.

o RACI trata-se de uma matriz de responsabilidades, chamada de matriz RACI, que cria um mapa de responsabilidades para as atividades de um processo.

Neste artigo a expectativa é que você entenda o que é matriz RACI, tanto no significado quanto na aplicação, e de quebra, vamos indicar alguns exemplos.

O que é matriz RACI, afinal?

Matriz RACI ou tabela RACI é uma ferramenta visual de fácil utilização para dar clareza as atribuições, papéis e responsabilidades de cada colaborador nas atividades de um processo. RACI significa, em inglês: Responsible, Accountable, Consulted e Informed.

Veja a tradução de cada um desses termos:

  • Responsible = Responsável
  • Accountable = Aprovador
  • Consulted = Consultado
  • Informed = Informado

Cada uma dessas palavras se refere às atribuições e responsabilidades que o colaborador terá nas tarefas de um processo, conforme detalhado abaixo.

Responsabilidades

  • Responsible (Responsável): é a pessoa efetivamente a cargo de executar essa tarefa do processo. As entregas terão que ser realizadas por esse colaborador, que é quem põe a mão na massa.
  • Accountable (Aprovador): a tarefa do processo pode ser iniciada? Ela foi realizada de forma adequada? Está dentro dos padrões desejados pela empresa? O aprovador acompanha a realização do processo, dá permissão para que seja iniciado (em alguns casos) ou aprova o resultado e as entregas. Normalmente é o dono do processo, um supervisor ou gerente que cumpre esse papel.
  • Consulted (Consultado): trata-se de uma pessoa que pode contribuir para a realização do processo. Esse indivíduo pode estar dentro ou fora da organização e é consultado para que o processo se realize da melhor forma. Ele dá apoio ao processo com sua experiência e conhecimento.
  • Informed (Informado): conforme o processo está em andamento, algumas pessoas precisam ser informadas de sua performance e de suas entregas. Sempre que alguma atividade gerar consequências importantes para algum dos envolvidos, ele deve ser incluído na lista de informados.

Veja esta ilustração que resume o significado de RACI:

Significado Matriz RACI
Fonte: Stratec

Mas nem todo processo conta com apenas esses tipos de papéis, responsabilidades e atribuições definidos na metodologia RACI. Em alguns casos mais complexos, podem haver mais papéis e responsabilidades, tais como Manager (Gerente), Backup (Reserva), Notify (Notificados) e Originator (Orientador).

Veja os papéis e atribuições de cada um deles:

  • Manager (Gerente): é o indivíduo responsável por gerenciar a entrega do processo, mas não por aprová-lo. Por exemplo: ao desenvolver um software, talvez o usuário principal ou cliente aprove essa entrega e não a pessoa que gerenciou o processo.
  • Backup (Reserva): caso o responsável pela tarefa não posso cumpri-la, é necessário determinar de antemão quem vai substituí-lo.
  • Notify (Notificados): diferente do informado, que precisa receber diversas informações importantes sobre o processo, o notificado só precisa ser avisado da conclusão de uma atividade. Assim, por exemplo, ele poderá iniciar a sua atividade, que é a seguinte.
  • Originator (Originador): é a pessoa que criou a atividade do processo. Ao saber quem deu início a essa atividade, fica mais fácil esclarecer dúvidas sobre sua execução diretamente com essa pessoa.

Como fazer uma matriz de responsabilidade RACI

Agora que você já sabe o significado das letras da matriz RACI, vamos abordar a como montar uma matriz de responsabilidades.

Como montar uma matriz de responsabilidade passo a passo:

  1. Faça uma lista de todas as atividades de um processo
  2. Faça outra lista, desta vez de todos aqueles que estão envolvidos no processo
  3. Monte uma tabela com uma linha reservada para cada atividade do processo
  4. Nessa mesma tabela, crie colunas correspondentes a cada um dos envolvidos no processo
  5. Analise cada atividade e marque com cuidado com uma das letras que revelamos o significado no tópico anterior

Mas existem algumas dicas importantes da metodologia RACI que você precisa respeitar ao construir sua tabela, veja:

As 6 regras de como fazer uma matriz de responsabilidade RACI

  1. Sempre deve haver ao menos um responsável para cada atividade do processo
  2. Da mesma forma, sempre deve existir ao menos um aprovador para cada tarefa do processo
  3. Por outro lado, não pode haver mais de um aprovador para uma mesma atividade dos processos
  4. O responsável por uma determinada atividade poderá ser também o seu aprovador
  5. Em uma mesma atividade pode haver várias pessoas consultadas e informadas
  6. O ideal é haver apenas um responsável para cada atividade. Com isso, evitam-se processos paralelos ou em duplicidade. Mas, caso seja realmente necessário definir mais de um responsável, a divisão de tarefas de cada um deverá ser clara e muito bem definida.

Ficou claro para você como montar uma matriz de responsabilidade RACI? Acha que seria capaz de montar uma para seu negócio?

Disponibilizamos três exemplos para você adequar às suas necessidades

Exemplo de Matriz RACI #1
Size: 46KB
Published: 28/12/2020
Exemplo de Matriz RACI #2
Size: 656KB
Published: 28/12/2020
Exemplo de Matriz RACI #3
Size: 27KB
Published: 28/12/2020

Dicas valiosas

Recomenda-se não usar os nomes das pessoas, mas as funções ou os cargos que ocupam na empresa. No caso de algum envolvido ser externo à empresa, deve-se agir da mesma forma.

Note que quem é o responsável por uma tarefa (assinalado com R), pode ser o consultado (C) ou informado de outra (I). Pode, até mesmo, ser o aprovador (A) de ainda mais uma tarefa ou atividade.

Integrante da tabela RACI pode não ser responsável (R) direto por nenhuma atividade, nem aprovador (A) ou consultado (C), sendo apenas Informado (I)

Vantagens de usar a matriz RACI

Depois de tudo que vimos até aqui, talvez você esteja se perguntando: porque usar a metodologia RACI? Quais os benefícios disso?

Veja uma pequena lista que o pessoal da HEFLO preparou:

  • Facilidade de rastrear responsabilidades.
  • Ajuda os demais membros do processo a saber a quem se reportar, pedir ajuda ou cobrar uma entrega.
  • Evita que um processo fique parado porque alguém deixou de cumprir uma responsabilidade a ele atribuída.
  • Controle formal e documentado de “quem deve fazer o que”.
  • Ferramenta fácil de usar e criar, visual e intuitiva. Prática para ser consultada rapidamente.
  • Estimula a comunicação entre os membros do time, a colaboração e o trabalho em equipe.
  • Divisão clara e objetiva das tarefas dos integrantes do grupo de trabalho.
  • Maior senso de responsabilidade e de que os trabalhos e resultados dos outros dependem da realização do seu trabalho.
  • Os recursos são alocados na medida certa para cada colaborador.
  • Evita a duplicidade de tarefas.
  • Em caso de saída de um colaborador do time, o backup sabe exatamente o que deve fazer.

Você usa a matriz RACI em sua empresa?

Já conhecia a matriz RACI? Qua achou dela? Pretende empregar em seu negócio? Conte para a gente como é sua experiência com essa ferramenta nos comentários.

Links de Apoio

Stratec
HEFLO
stakeholdermap

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