Como construir um KPI (Key Performance Indicator)

Neste artigo abordaremos um guia de construir um KPI, ou traduzido para nosso português: indicador de performance, para seu time

Entendendo o termo KPI e Indicadores

O termo KPI significa “Indicador Chave de Desempenho”. KPIs são instrumentos de gestão fundamentais para monitorar, medir e avaliar a performance de uma equipe u empresa. Os KPIs permitem avaliar o alcance de metas, desempenho de projetos e processos além de permitir identificar avanços e necessidade de correções e ajustes.

O termo Indicador, como o próprio nome diz, tem o objetivo de INDICAR a DOR, ou seja indicar problemas organizacionais relevantes. KPIs devem mostrar o desempenho da empresa sob a ótica dos seus objetivos estratégicos e desafios.

Trabalhar com indicadores proporciona muitos benefícios, como conhecer o status atual dos acontecimentos da empresa e, a partir desta análise, realizar proposições de melhoria. Desta forma trabalhar com KPI é determinante para que a empresa possa se planejar e evoluir de forma estruturada com base no seu desempenho.

Outro grande benefício dos KPI é permitir que a empresa se compare com outras organizações atuantes em ambientes similares, viabilizando a análise comparativa e estabelecimento de benchmarking (referências).

9 Passos para Implementar KPIs

Como intitulado no artigo, vamos para as dicas de como construir um KPI:

Para formular indicadores com qualidade é importante seguir um processo estruturado que envolve 10 passos indicados a seguir:

Passo 1: Identificar a dor que se deseja sanar

Entender o o objetivo do indicador e as possíveis ações a serem tomadas são fundamentais para o sucesso do indicador. Ninguém quer mais um número inútil em seu PowerPoint.

Passo 2: Estabelecer uma proposta de indicadores de desempenho

Busque entender alguns valores que seus concorrentes praticam. O que seu cliente irá ganhar com o cumprimento das metas? o que sua empresa irá ganhar ao elevar a qualidade do indicador?

Passo 3: Analisar e apresentar os indicadores para as partes interessadas

Tão importante quanto criar o contador é vender sua ideia e todos os benefícios que você levantou no passo 2. Se sua gestão não entender a importância, sua luta pelo amadurecimento poderá ser muito mais difícil.

Passo 4: Obter detalhes dos contadores (fórmulas, detalhes) e estabelecer metas.

Quanto mais objetivo for a coleta dos dados, melhor. Contadores abstratos ou com vários tipos de exceções dificultam análise e distorcem os resultados, tornando as ações provenientes deste indicador em risco.

Passo 5: Definir responsáveis.

Defina exatamente quem irá coletar, o método da coleta, a sazonalidade da coleta, a forma de análise, e siga este planejamento. Em novas implantações de indicadores é mais comum do que deveria ser o esquecimento das coletas e falta do comprometimento em seguir as agendas.

Passo 6: Estabelecer processo de coleta de dados

Este item complementa o anterior, defina as ferramentas e os índices e mantenha todos os interessados cientes da forma da coleta.

Passo 7: Validar indicadores com as partes interessadas

Reúna-se com os interessados e valide os indicadores.

Passo 8: Analisar e interpretar os indicadores

Analise os indicadores e automatize o máximo que puder na ETL dos dados. é comum em pequenas empresas e equipe o uso do Excel e outras ferramentas para auxílio de forma manual. Gaste sua energia na interpretação dos resultados e no plano de ação, e não em deixá-los prontos para a análise, isto pode levar tempo. Automatize!

Passo 9: Comunicar resultados

Distribua com seu time todos os resultados possíveis, envolva-os e os deixe participar do plano de ação, isto aumenta a confiança do time, além de deixar mais claro as ações que você e sua empresa estão tomando.

Com as etapas apresentadas acima é possível responder a algumas perguntas essenciais para se estabelecer KPI com sucesso: O que mensurar? Como mensurar? Como realizar a coleta de informações? Como medir e analisar? Quem validou e aprovou? Como comunicar os resultados dos indicadores.

Colocando-se em prática o processo com os passos recomendados certamente a empresa aumenta de forma significativa a tendência de colher ótimos resultados desta iniciativa.

Espero que este artigo de fato lhe ajude a como construir um KPI, comente abaixo!

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