Nossa vida é rodeada que questões a serem resolvidas, desde o orçamento doméstico até grandes decisões em nosso trabalho. O fato é que passamos uma boa parte de nossa vida trabalhando. Pensando nisto, neste artigo falaremos um pouco sobre como a Matriz GUT pode apoiar na classificação e priorização das tarefas. Boa leitura!
O que é a Matriz GUT?
A Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia na priorização de resolução de problemas (por isso é também conhecida como Matriz de Prioridades). A análise GUT é muito utilizada naquelas questões em que é preciso de uma orientação para tomar decisões complexas e que exigem a análise de vários problemas. Para isso, com o sistema GUT é possível classificar cada problema de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (e assim temos a sigla GUT).
U – URGÊNCIA
T – TENDÊNCIA
Imagine que você tenha um incêndio para apagar e não sabe por onde começar: pelo quarto, sala ou cozinha. No caso da sua rotina profissional, seria o mesmo que se você tivesse que apagar o fogo causado pela inadimplência de clientes ou pelas despesas que superam a receita, para citar dois exemplos. Para tomar a decisão certa sobre qual fogo apagar primeiro será preciso trabalhar com prioridades, ou seja, com a Tabela GUT. Exemplo retirado de treasy
Para que serve a Matriz GUT?
Basicamente, a Ferramenta GUT é uma metodologia que trabalha com a priorização da resolução de problemas. vamos analisar mais detalhadamente a sigla GUT:
- Gravidade (G): Este é o ponto onde analisaremos o impacto que o problema gerará nos envolvidos. Colaboradores, processos, tarefas, resultados da empresa; tudo deve ser levado em conta. A análise é feita nos efeitos que o problema, caso não seja resolvido, acarretará em médio e longo prazo.
- Urgência (U): Prazo, ou o tempo disponível para a resolução do problema. Quanto menor o tempo, mais urgente será o problema que deverá ser resolvido. Vale sempre se perguntar: Isso pode esperar?
- Tendência (T): trata da probabilidade (ou do potencial) que o problema tem de crescer com o passar do tempo. Aqui é feita uma previsão da evolução do problema. A pergunta a ser feita é: Se eu não resolver isso hoje, o problema vai piorar aos poucos ou bruscamente?
Você já entendeu que a Matriz GUT é utilizada para priorizar a resolução de problemas. Um outro uso bem comum que se dá a ela é para dar prioridade aos planos de ação oriundos do planejamento, de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência.
Artigos úteis
Vantagens da GUT
- Pode ser utilizada por qualquer empresa e qualquer área;
- A ferramenta GUT auxilia na resolução de problemas que afetam a execução do planejamento estratégico;
- Facilita tomadas de decisão;
- É fácil de ser aplicada (conforme veremos);
- O Método GUT indica quais problemas precisarão de mais recursos, evitando desperdícios;
- Reduz ou elimina os problemas mais sérios.
Já percebeu que a Matriz de Prioridades é bastante útil, não é mesmo? Por isso, agora temos que entender melhor como fazer uma Matriz GUT na prática.
Funcionamento do Modelo GUT?
Os fatores trabalhados com a Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) são pontuados de 1 a 5, sendo que:
2 – Pouco grave
3 – Grave
4 – Muito Grave
5 – Extremamente Grave
2 – Pouco Urgente
3 – Urgente, merece atenção no curto prazo
4 – Muito urgente
5 – Necessidade de ação imediata
2 – Irá piorar a longo prazo
3 – Irá piorar a médio prazo
4 – Irá piorar a curto prazo
5 – Irá piorar rapidamente
A combinação dessas pontuações definirá quais ações serão prioritárias. Essa combinação é feita com um cálculo de multiplicação dos três fatores (G) x (U) x (T). Logo, o resultado com maior pontuação no Método GUT será o de 125 pontos e o menor, 1. Como a Matriz GUT é uma matriz de priorização de problemas, aquele cujo resultado da multiplicação for mais alto deverá ter prioridade para tomada de ação.
Como montar a Matriz GUT?
Vamos ao passo-a-passo para montarmos a GUT. Temos um exemplo simples em XLS caso você prefira pegar um modelo pronto. Mas criar o seu próprio modelo é simples também,
Baixe aqui uma planilha de exemplo de Matriz GUT
#01 – Listagem dos problemas
A primeira coisa a se fazer na Análise GUT é elencar os problemas que precisam ser resolvidos em uma determinada atividade, área, projeto etc. Nesta etapa a Matriz SWOT pode ser bastante útil. Se você quiser conhecer mais sobre a Matriz de Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Indicamos um APP pra Android, se preferir.
#02 – Definição da Gravidade, Urgência e Tendência (GUT)
Para cada problema listado na Tabela GUT, dê uma pontuação, lembrando que situações menos favoráveis recebem nota máxima (5) e as mais favoráveis recebem nota 1. Sendo assim, se o problema for extremamente grave, urgentíssimo e com altíssima tendência a piorar com o tempo receberá a pontuação conforme a seguir:Gravidade = 5 | Urgência = 5 | Tendência = 5
O quadro abaixo como exemplo da Matriz GUT, ajuda a visualizar melhor:
#03 – Cálculo G x U x T e classificação dos problemas
Com problemas listados e notas atribuídas, é hora de multiplicar os valores de cada um dos atributos: Gravidade, Urgência e Tendência. O problema que obtiver a pontuação mais alta na Tabela GUT terá prioridade na resolução, uma vez que será mais grave, urgente e com maior tendência a se tornar pior.
#04 – Elaboração de planos de ação
Agora com a matriz classificada, é hora do plano de ação! Há varias formas de se criar um plano de ação. 5W2H é uma boa pedida. Este artigo explica de uma forma simples, não deixe de conferir!
Temos uma planilha de 5W2H, modelo simples para iniciar. Você pode baixar abaixo
Entendendo melhor: exemplo de Matriz GUT
Nada como usar um exemplo de Matriz GUT para deixar tudo bem esclarecido.
Após ter comprovado os pontos negativos de uma planilha para o orçamento, e depois de o problema ter sido considerado extremamente grave, urgentíssimo e com altíssima tendência a piorar, você estará apto a organizara melhor suas decisões (que não são poucas).
Concluindo
Aqui abordamos um tópico relativamente simples, mas que pode te apoiar na sua tomada de decisão. Não deixe de conferir nossos outros artigos sobre gestão e liderança e carreira. Fico por aqui e até a próxima!
