Neste artigo reunimos alguns dos principais pontos abordados por nomes internacionais referente a produtividade do colaborador. Imperdível!
O que é produtividade do funcionário? Como grandes líderes medem as metas de sua equipe? Como você pode ajudar sua equipe a ser mais produtiva no trabalho? Encontre todas as respostas neste guia abrangente.
Agora que quase 70% do mundo está trabalhando em casa e muitos gerentes tiveram que fazer a transição para liderar remotamente pela primeira vez, a produtividade dos funcionários se tornou um importante tópico de discussão.
A verdade é que aumentar a produtividade dos funcionários não significa fazer as pessoas de sua equipe trabalharem mais horas. A produtividade dos funcionários começa com você (o líder) e o nível de engajamento de sua equipe no trabalho.
Como gerente, você tem o poder e a responsabilidade de verificar seus colegas de equipe e capacitá-los com as ferramentas e práticas recomendadas de que precisam para fazer seu melhor trabalho.
Este artigo ajudará você a entender como medir o desempenho dos funcionários e aumentar a produtividade dos funcionários no local de trabalho.
Vamos começar definindo o que realmente significa produtividade do funcionário.
O que é produtividade do colaborador?
James Clear (autor de Atomic Habits) define produtividade como uma medida da eficiência de uma pessoa que conclui uma tarefa. No entanto, ele argumenta que produtividade é mais do que apenas fazer as coisas:
“Muitas vezes presumimos que produtividade significa fazer mais coisas a cada dia. Errado. Produtividade é fazer coisas importantes de forma consistente ”, diz James Clear. “E não importa no que você esteja trabalhando, existem apenas algumas coisas que são realmente importantes. Ser produtivo é manter uma velocidade média constante em algumas coisas, não a velocidade máxima em tudo. ”
De acordo com James Clear, a maioria das estratégias de produtividade se concentra na eficiência de curto prazo …
- Como lidar com todas as coisas em sua lista de tarefas
- Como enviar mais e-mails ou fazer mais ligações em um dia
No entanto, como argumenta o autor e especialista em produtividade, maximizar a produção do funcionário começa com a maximização da produtividade a longo prazo. Continue lendo para aprender o que isso significa na prática!
A importância da produtividade do colaborador
Por que a produtividade do funcionário é importante? De acordo com Andy Core, um palestrante motivacional e especialista no local de trabalho, a produtividade no local de trabalho muitas vezes se traduz em bom atendimento ao cliente, relacionamentos de trabalho mais saudáveis e funcionários motivados.
“A produtividade no local de trabalho é um aspecto importante de toda empresa e, quando a alta administração entende esse conceito, o sucesso está ao virar da esquina”, afirma Andy Core.
Como gerente, é importante ficar de olho no envolvimento dos funcionários e como isso afeta a produtividade geral. Se você notar que a produtividade está baixa … e alguns funcionários parecem estar com baixo desempenho … pode ser um sintoma de descompromisso, problemas de colaboração ou processos ineficientes da empresa.
Antes de pular para as 9 maneiras de melhorar a produtividade dos funcionários, vamos dar uma olhada em três maneiras como os líderes em diferentes organizações medem o desempenho de seus colegas de equipe.
Como mensurar a produtividade do colaborador
Defina e meça metas
Ajudar seus subordinados diretos a definir e alcançar seus objetivos é uma parte essencial de sua função. De acordo com Amy Gallo (editora colaboradora da Harvard Business Review), o estabelecimento de metas é particularmente importante como mecanismo para fornecer feedback.
“Ao estabelecer e monitorar metas, você pode fornecer informações em tempo real sobre o desempenho de seus funcionários, enquanto os motiva a realizar mais”, diz Amy Gallo.
Uma forma importante de medir a produtividade dos funcionários é definir metas no início de cada trimestre e monitorar o progresso de sua equipe. Se forem objetivos de equipe, você pode revê-los em sua reunião de equipe semanal.
Por outro lado, você pode usar reuniões individuais para criar um plano de desenvolvimento de funcionários e orientar cada indivíduo em seu desenvolvimento profissional.
“Não espere pelo tempo de revisão ou o final de um projeto para fazer uma checagem. Reveja as metas de longo e curto prazo semanalmente ”, diz Gallo. “Até mesmo seus funcionários de alto desempenho precisam de feedback e treinamento contínuo.”
Meça a qualidade do trabalho
Como diz o ditado: qualidade supera quantidade.
Enviar mais e-mails, consertar mais bugs ou ligar para mais pessoas podem parecer boas medidas de produtividade dos funcionários. No entanto, às vezes é mais importante se concentrar na qualidade do trabalho de seus colegas de equipe. Como Matt Straz, CEO da Namely, argumenta:
“Cumprir os prazos é importante e reflete no desempenho individual, mas se o que está sendo produzido é de qualidade inferior, o cumprimento dos prazos fica em segundo plano.”
Ao analisar a produtividade dos funcionários, certifique-se de considerar a qualidade do trabalho de sua equipe. A verdade é que, às vezes, menos pode ser mais (desde que signifique maior qualidade!).
Meça a quantidade de trabalho concluído
Por último, mas não menos importante, você pode medir a produtividade do funcionário observando o número de tarefas concluídas por um funcionário em um período de tempo específico.
Se estiver usando um sistema de gerenciamento de tarefas como Planner, Evernote, AnyDo, ou mesmo seu ITSM, você pode ver quantas tarefas cada pessoa concluiu em um dia.
Pessoalmente, gosto de escrever minhas prioridades diárias no Microsoft ToDo e Evernote, isso me mantém responsável por fazer as coisas da lista e permite que eu saiba o número de tarefas que concluí.
Agora que cobrimos a definição de produtividade dos funcionários e três maneiras de medi-la, vamos dar uma olhada em 9 etapas específicas que você pode seguir para inspirar seus colegas de equipe a fazer o melhor trabalho.
9 maneiras de aumentar a produtividade dos funcionários no local de trabalho
1 Melhore as condições do local de trabalho
Um estudo conduzido por Eric Johnson (pesquisador da Columbia University) e Daniel Goldstein (pesquisador da London Business School) revelou o quanto seu ambiente pode impactar seu comportamento. James Clear cita este estudo em seu livro, Atomic Habits, para descrever o conceito de design de ambiente.
“Gerentes e líderes geralmente presumem que precisam incentivar seus funcionários, colegas de equipe ou alunos a realizar uma ação específica”, diz James Clear. “O design do ambiente pinta um quadro diferente. Isso prova que nossas escolhas e preferências podem ser criadas pelo ambiente ao nosso redor. De repente, fica claro que não precisamos ser motivados ou incentivados a agir – simplesmente precisamos estar cercados pelas dicas certas. ”
Se você quiser ver um aumento na produtividade da equipe, precisa fazer um esforço para melhorar o ambiente de trabalho dos seus colegas de equipe. Se você trabalha em um escritório, é importante garantir que haja áreas designadas configuradas para um trabalho profundo e silencioso, bem como áreas onde os funcionários podem atender chamadas e colaborar (por exemplo, em sessões de brainstorming).
Se sua equipe fez recentemente a transição para o trabalho remoto, você pode verificar com todos para garantir que eles tenham as ferramentas e o equipamento de escritório de que precisam para trabalhar em casa. Algumas empresas oferecem apoio e parcerias de móveis de escritório em casa para ajudar os funcionários na configuração do escritório em casa. Converse com sua equipe de liderança ou departamento de recursos humanos se você acha que isso é algo de que sua equipe poderia se beneficiar.
2 Permita horários flexíveis
Alguns de seus colegas de equipe podem precisar deixar seus filhos na escola pela manhã, enquanto outros podem não ser capazes de atender chamadas à noite. Certifique-se de usar suas reuniões individuais para perguntar a cada um de seus subordinados diretos se seu cronograma de trabalho atual está funcionando para eles.
Em um anúncio recente sobre tornar-se “primeiro virtual”, o Dropbox explicou que uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade dos funcionários no local de trabalho é abraçar dias de trabalho não lineares:
“Estamos definindo horas básicas de colaboração com sobreposição de fusos horários e incentivando os funcionários a criar suas próprias agendas. À medida que nossa força de trabalho fica mais distribuída, isso ajudará a equilibrar a colaboração com as necessidades de foco individual. Queremos priorizar impacto e resultados em vez de horas trabalhadas. ”
Equipe Dropbox
Se você deseja aumentar a produtividade da força de trabalho, comece definindo horários de colaboração principais onde todos devem estar online e incentive horários de trabalho flexíveis fora desses horários.
Obviamente, há equipes que não permitem este tipo de flexibilização, equipes 24h, plantonistas e muitos outros casos, mas avaliar cada um destes casos pode te fazer ganhar um colaborador mais engajado, feliz e produtivo.
3 Otimize as reuniões
Quantas vezes você já pensou “esta reunião poderia ter sido um e-mail?”
De acordo com o Relatório de Estado de Trabalho Remoto de 2020 do Owl Lab, 26% das pessoas relataram se reunir mais do que o normal após a transição para o trabalho remoto … e 80% concordaram que deveria haver um dia por semana sem reuniões. Muitas pessoas estão vivenciando o que chamam de “fadiga do zoom”, pois as videochamadas nos obrigam a nos concentrar mais para absorver as informações.
Uma das coisas mais importantes que você pode fazer para evitar a fadiga do zoom e aumentar a produtividade dos funcionários é definir um propósito claro para cada reunião.
Depois de articular o propósito de suas reuniões e quais são os resultados pretendidos, a segunda etapa para otimizar suas reuniões é construir uma cultura onde as reuniões não acontecem … a menos que haja uma agenda construída com antecedência. Como Nir Eyal (autor de Indistractable and Hooked) tuitou recentemente:
“Uma forma de combater uma cultura de local de trabalho em que as pessoas convocam muitas reuniões: torne-as mais difíceis de convocar! Experimente o seguinte: antes que uma reunião possa ser convocada, o organizador deve distribuir uma pauta e um documento informativo. ”
Reuniões produtivas começam com uma agenda
Reuniões sendo agendadas sem um propósito ou totalmente fora do assunto? A abordagem colaborativa do colega transforma reuniões em sessões de trabalho produtivas das quais você vai querer participar.
4 Estabeleça prazos e expectativas claras
A ambiguidade é inimiga da produtividade, por isso é muito importante que, como gerente, você seja claro quanto aos prazos e ao cumprimento dos itens de ação.
Em um artigo para a Forbes, Victor Lipman (autor de The Type B Manager) argumenta que os melhores gerentes sempre definem expectativas claras:
“Uma pesquisa da Towers Watson, por exemplo, mostra que metade dos gerentes não define metas eficazes para os funcionários. Se os objetivos individuais não forem claros e bem definidos, como os funcionários podem esperar alcançá-los e os gerentes esperam alcançá-los? diz Lipman.
Da mesma forma, Subhi Mahnot (fundador do TheBlogRelay), afirma que para desenvolver um ambiente saudável é muito importante definir expectativas claras em todos os diferentes segmentos de trabalho:
“Não apenas com os clientes, é igualmente importante definir expectativas claras com a equipe quanto ao que se espera deles no projeto”, diz Mahnot. “Metas de medição de desempenho. Esforços necessários. Pró-atividade e foco. Profissionalismo e disciplina… Definir essas expectativas de forma proativa na equipe levará a melhores relações e máximo desempenho com clientes e membros de sua equipe.”
5 Incentive o autocuidado e folga
Em uma conversa recente sobre o trabalho remoto com Darren Murph (Chefe Remoto do Gitlab) e Mark Bergen (Chefe de Receita da Shopify Plus), ambos os líderes enfatizaram a importância de definir um equilíbrio entre vida pessoal e profissional ao trabalhar em casa:
“Como líder, você deve modelar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Eu sou bastante intencional sobre isso. Eu tiro uma folga. Eu falo muito sobre isso ”, disse Mark Bergen. “Eu acho que é bom para as pessoas verem bem, se você tirou uma folga, então deve ficar tudo bem. Seja o que for que você modele, seu pessoal tenderá a seguir. ”
Incentivar os funcionários a cuidar de sua saúde mental e tirar uma folga é uma parte importante do aumento da produtividade geral. Como Leena Mansour (Diretora de Engenharia da TunnelBear) escreveu em um artigo para a LeadDev:
“Você descobrirá que algumas pessoas de sua equipe ainda estão hesitantes em tirar aquele dia de folga. Como líderes, acredito que parte do seu trabalho é incentivar as pessoas a reconhecerem sua saúde mental e a tirar uma folga, se necessário. Você não precisa esperar que eles digam que não estão bem. Se você estiver sintonizado o suficiente, provavelmente poderá dizer quando seu colega de equipe está sofrendo de esgotamento ou não está se sentindo bem. ”
6 Treine os funcionários em suas prioridades
Tão importante quanto definir metas e expectativas claras é acompanhar essas metas e encorajar os funcionários a trazerem seus desafios e obstáculos com você. Recomendamos usar suas reuniões individuais para treinar os funcionários sobre os projetos e prioridades aos quais eles devem prestar mais atenção.
Como parte do seu modelo de reunião individual, certifique-se de perguntar aos funcionários quais projetos e prioridades estão ocupando a maior parte do tempo.
7 Aprenda habilidades de gerenciamento de tempo
Se você está preocupado com os níveis de produtividade de sua equipe, pode ser uma boa ideia ensinar-lhes algumas técnicas de gerenciamento de tempo. Eles podem estar tentando fazer malabarismos com muitos projetos, mas não gastando tempo suficiente planejando como lidar com eles de forma eficaz. Aqui estão duas técnicas de gerenciamento de tempo que recomendamos:
Técnica Pomodoro
defina um cronômetro de 25 minutos para se concentrar em uma tarefa. Após 25 minutos, faça uma pequena pausa de 5 minutos. A cada quatro sessões de 25 minutos, faça uma pausa mais longa.
Bloqueio de tempo
Ensine seus subordinados diretos a bloquear eventos específicos do calendário quando eles precisam trabalhar em tarefas específicas.
“Quer se trate de cuidar de si mesmo, dos seus relacionamentos ou do seu trabalho, reserve tempo para essas coisas no seu dia”, disse Nir Eyal. “Seja o que for, quando você tem esse tempo em seu plano de calendário, isso é tração e tudo o mais é uma distração.”
8 Evite interrupções (e incentive um trabalho profundo!)
Vivemos em uma época de demandas cada vez maiores por nossa atenção. Na verdade, um estudo da Udemy mostra que 3 em cada 4 trabalhadores admitem que se sentem distraídos no trabalho, com 16% afirmando que quase sempre estão distraídos.
Em vez de adicionar mais distrações e interrupções ao dia de seus colegas de equipe, ensine-os sobre a importância do foco e do trabalho profundo.
Qual é o significado de trabalho profundo? De acordo com Cal Newport, é qualquer atividade profissional realizada em um estado de concentração sem distrações que leva suas capacidades cognitivas ao limite.
“A capacidade de realizar um trabalho profundo está se tornando cada vez mais rara, exatamente ao mesmo tempo que se torna cada vez mais valiosa em nossa economia. Como consequência, os poucos que cultivam essa habilidade, e então a tornam o centro de sua vida profissional, irão prosperar ”, diz Cal Newport.
Uma das nossas formas favoritas de encorajar um trabalho profundo é pedir às pessoas que acrescentem pontos de discussão a uma reunião com um companheiro em vez de interromper os outros enviando mensagens ao longo do dia. Por exemplo, se eu tivesse uma pergunta para minha gerente (e pudesse esperar até nossa reunião individual para obter a resposta), eu a adicionaria como um ponto de discussão na minha agenda de reuniões, em vez de enviar uma mensagem para ela no Slack. Da mesma forma, você pode adicionar perguntas e pontos de discussão nas agendas das reuniões de sua equipe, em vez de interromper todos em sua equipe continuamente.
9 Aumente o moral celebrando as realizações
Por último, mas não menos importante, lembre-se de celebrar seus colegas de equipe por suas realizações. Se você deseja aumentar a produtividade dos funcionários, precisa criar espaços onde os funcionários se sintam reconhecidos por suas contribuições. Se forem constantemente celebrados e recompensados, será mais provável que continuem fazendo seu melhor trabalho. Algumas maneiras de comemorar o trabalho de seus colegas de equipe incluem:
- Dar a eles uma mensagem em uma reunião de equipe ou de toda a empresa
- Enviando uma nota positiva durante o dia, agradecendo pelo trabalho
- Perguntar o que os motiva e fazer mais disso
“As equipes de alto desempenho compartilham quase seis vezes mais feedback positivo do que as equipes médias”, diz a professora de administração Christine Porath. “Considere quais das contribuições positivas dos membros da sua equipe você atualmente considera garantidas. Faça uma lista e comece a chamar a atenção dos membros da equipe por seus pontos fortes quando os vir em ação.
Chegamos ao fim de mais um artigo. Não esqueça de avaliar o artigo abaixo e de comentar se esquecermos de colocar algo relevante aqui! Muito obrigado e até a próxima!
